Ziek, of ziek gemeld?
Als één van uw medewerkers zich ziekmeldt, heeft dat impact. Er kunnen roostergaten vallen, er moeten ZZP’ers ingeschakeld worden of collega’s moeten extra werken en als ondernemer (of HR) heeft u er een taak bij: de zieke werknemer zo goed mogelijk begeleiden.
Verder zijn er verschillende vragen, want wat mag u als werkgever in zo’n periode van ziekte? Mag u vragen hoe het gaat? Mag u iets verwachten? Als werkgever kunt u tijdens verzuim contact houden en afspraken maken. U kunt de regie houden zonder druk te zetten. Stel, u hoort weinig van uw zieke medewerker en u vraagt zich af of de werknemer echt ziek is of dat er iets anders speelt. Op een zieke werknemer rusten ook verplichtingen. Zo zal een zieke werknemer:
· moeten reageren op een oproep van de bedrijfsarts;
· meewerken aan (het opstellen van) een plan van aanpak;
· bereikbaar blijven.
U kunt uw werknemer uitnodigen voor een kopje koffie. Zo blijft u in contact met de medewerker en toont u betrokkenheid en u kunt proberen zicht te krijgen op wat er speelt.
En wat als u écht twijfelt of de werknemer ziek is, of als er geen enkel teken van herstel is? Het is niet aan een werkgever om te bepalen of iemand ziek of niet. Die beoordeling ligt bij de bedrijfsarts. Heeft u twijfels over de arbeidsongeschiktheid, laat de werknemer dan zo spoedig mogelijk oproepen voor een consult. U mag uw zorgen vooraf met de bedrijfsarts delen. Zo houdt u het proces zorgvuldig en professioneel.
Verzuimprotocol
Een helder verzuimprotocol helpt u om vanaf dag één structuur te bieden bij ziekteverzuim. Daarin kunt u opnemen hoe een ziekmelding verloopt, wie wanneer wordt ingeschakeld en welke stappen u samen met de werknemer moet zetten, van het eerste contact tot en met een eventuele WIA-aanvraag na twee jaar.
Het protocol maakt duidelijk wat u mag vragen (zoals bereikbaarheid en verwachte verzuimduur), en wat u juist niet mag (zoals medische details). Ook bijzondere situaties, zoals ziekmelding vanuit het buitenland of een mogelijk arbeidsconflict, kunt u (vooraf) opnemen. De rol van de Arbodienst en bedrijfsarts is hierin cruciaal, net als het opstellen van een plan van aanpak en het zorgvuldig bijhouden van het re-integratiedossier.
Loonopschorting of loonstop
Tijdens ziekte heeft een werknemer recht op loondoorbetaling, maar dat betekent niet dat dit recht onvoorwaardelijk is. Als een werknemer zich niet houdt aan de afspraken in het verzuimproces, kunt u als werkgever maatregelen treffen.
U kunt een loonopschorting overwegen wanneer een werknemer niet voldoet aan zijn re-integratieverplichtingen. Bijvoorbeeld wanneer iemand onbereikbaar is, niet verschijnt bij de bedrijfsarts of noodzakelijke informatie niet verstrekt. In zo’n geval mag u het loon tijdelijk opschorten, totdat de werknemer alsnog meewerkt. Werkt de werknemer weer mee, dan wordt het loon (met terugwerkende kracht) alsnog uitbetaald.
Bij een loonstop ligt dat anders. Deze past u toe wanneer een werknemer zijn ziekte opzettelijk heeft veroorzaakt of bij een aanstellingskeuring valse informatie heeft verschaft, de werknemer zijn genezing vertraagt of belemmert, de werknemer weigert om passende arbeid te verrichten, de werknemer weigert mee te werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak of de werknemer te laat of helemaal geen WIA-aanvraag indient. In dat geval stopt de loondoorbetaling definitief en vervalt het recht op achterstallig loon.
Deze maatregelen zijn ingrijpend, maar soms noodzakelijk om het proces werkbaar te houden. Belangrijk is dat u altijd eerst duidelijk communiceert, (schriftelijk) waarschuwt en de werknemer de kans geeft om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen. Dat blijkt ook uit een recente uitspraak van de rechter (link naar ECLI:NL:RBROT:2024:2491). In die zaak werd geoordeeld dat de werkgever een loonopschorting of loonstop alleen mag toepassen als hij de werknemer van tevoren en uitdrukkelijk heeft geïnformeerd over dat voornemen en de reden daarvoor heeft uitgelegd. De rechter gaf aan dat deze mededeling tijdig moet gebeuren, dus niet op het moment dat het loon wordt ingehouden en zeker niet met terugwerkende kracht. Omdat dit in die zaak niet goed was gegaan, mocht de werkgever zich niet beroepen op de wettelijke grondslag voor loonopschorting of loonstop. De werknemer was namelijk niet gewaarschuwd en had daardoor geen kans gehad om alsnog aan haar verplichtingen te voldoen. Kortom: een loonmaatregel moet zorgvuldig en duidelijk worden aangekondigd.
Twijfelt u over het toepassen van een loonstop of het opschorten van loon? Neem gerust contact op het Meester Advocaten.