Vakantieaanvraag in de horeca

Vakantie in de horeca: elk jaar weer een puzzel

Voor u als horecaondernemer betekent (zomer)vakantie puzzelen met roosters, piekdrukte en personeelsbezetting. Hoe zit het ook alweer?

Horeca-cao

De horeca-cao verplicht de medewerker om het vakantieverzoek in overleg met zijn werkgever op te nemen, conform artikel 3.21. De vakantieaanvraag kan schriftelijk worden ingediend, bijvoorbeeld per brief of per e-mail. Zolang de vakantieaanvraag maar duidelijk vastligt. U heeft vervolgens 2 weken de tijd om (eveneens schriftelijk) te reageren. Doet u dat niet, dan wordt het vakantieverzoek geacht te zijn goedgekeurd. In dat geval mag de medewerker dus vakantie opnemen, zelfs als u eigenlijk van plan was het vakantie verzoek af te wijzen.  De termijn van 2 weken is strikt en geldt ook als u het verzoek wel heeft gezien, maar bent vergeten te reageren. Of als u mondeling heeft gereageerd.

Verzoek afwijzen

Een vakantieverzoek mag u niet zomaar afwijzen. Dat mag alleen als daar een goede reden voor is. Denk aan onderbezetting die de bedrijfsvoering serieus in gevaar brengt of een medewerker die onvoldoende vakantiedagen heeft opgebouwd (“in de min staat”). Let wel: u moet dit goed kunnen onderbouwen. Een onderbuikgevoel of vermoeden van drukte is niet voldoende. Bij een tekort aan vakantiedagen kunt u, als de medewerker daarmee instemt, plusuren inzetten om het saldo aan te vullen. Dit vereist wel zorgvuldige communicatie én instemming.

Recht op 3 weken

De horeca-cao geeft medewerkers recht op 3 aaneengesloten weken vakantie per jaar. Dat recht mag alleen worden ingeperkt als de medewerker daar zelf om vraagt, of als de aard van het werk het echt noodzakelijk maakt. In dat geval moet u alsnog zorgen voor een tweede aaneengesloten vakantie van minimaal één week, zodat het totaal op drie weken uitkomt. Dit is geen vrijblijvende regeling. Wilt u hiervan afwijken, dan moet u dit goed kunnen motiveren en schriftelijk vastleggen dat de medewerker hiermee instemt.

Vakantie wijzigen

Heeft u een vakantie al goedgekeurd, maar verandert de situatie binnen uw bedrijf waardoor die periode ineens niet meer haalbaar is? Dan mag u het vastgestelde tijdvak wijzigen, maar alleen als er sprake is van een zogenoemde ‘gewichtige reden’. Denk aan plotselinge uitval van personeel of een onverwacht groot evenement. U moet hierover eerst in overleg met de medewerker en u bent verplicht eventuele schade die hij of zij lijdt door de wijziging, te vergoeden. Denk aan annuleringskosten of een gemiste reis. Het wijzigen van een reeds goedgekeurde vakantie is dus geen lichtvaardig besluit.

Terechte afwijzing en toch op vakantie?

In de praktijk komt het voor dat een medewerker toch op vakantie gaat, ondanks een (terechte) afwijzing. Heeft u de afwijzing tijdig en schriftelijk gecommuniceerd, dan kunt u vooraf (al) een officiële waarschuwing geven. Daarmee maakt u duidelijk dat het nemen van vakantie zonder toestemming arbeidsrechtelijke gevolgen kan hebben. Zo’n waarschuwing is ook belangrijk als u later (andere) disciplinaire maatregelen zou willen overwegen. Voordat u overgaat tot sancties, kunt u altijd even telefonisch contact met Meester Advocaten opnemen om te overleggen.