Vrijwel iedere horeca-ondernemer wordt wel eens geconfronteerd met een toezichthouder. Dit kunnen landelijke toezichthouders van de Arbeidsinspectie of de Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) maar ook toezichthouders van de gemeente of de regionale Omgevingsdienst..
Lang niet altijd is de reden van hun komst direct duidelijk. Soms lijkt het een toevallig routinebezoek. Voor ondernemers en/of de bedrijfsleiders is dan vaak niet altijd duidelijk hoe hiermee om te gaan en wat hun rechten en plichten zijn.
Veelal wordt gekozen voor een open en medewerkende houding, zonder op dat moment te overzien wat hiervan de gevolgen kunnen zijn.
Uiteraard is een goede relatie tussen toezichthouders en ondernemers belangrijk. Maar die goede relatie kan snel veranderen als kort nadien een brief met voorgenomen bestuurlijke maatregelen op de deurmat valt. Dan blijkt uit dat op het oog onschuldige bezoek van met de ambtenaar plots een last onder dwangsom, een bestuurlijke boete of een zelfs een last onder bestuursdwang (zoals een sluiting) te volgen.
De boot is helemaal aan als in dat besluit wordt gerefereerd aan informatie die jij nota bene zelf in alle openheid hebt gegeven. Misschien zelfs zonder dat er naar gevraagd werd. En de ambtenaar zei bij vertrek nog wel dat alles er goed uit leek te zien.....
Het is daarom belangrijk om de wettelijke rechten en verplichtingen bij een bezoek van een toezichthouder goed te kennen. Die rechten van de toezichthouder strekken namelijk best ver, maar zijn niet onbeperkt:
De bevoegdheden van toezichthouders
Toezichthouders mogen op grond van de Algemene wet bestuursrecht:
plaatsen te betreden (artikel 5:15 Awb);
en inlichtingen te vorderen (artikel 5:16 Awb).
Maar let op: deze bevoegdheid geldt niet automatisch voor een woning. Daarvoor moet de toezichthouder een specifieke machtiging tonen. Een bedrijfs- en of winkelpand mag hij echter wel vrij betreden en dat mag ook niet belet worden.
De informatie die gevraagd wordt dient beperkt te zijn tot de feiten. Er bestaat dus geen verplichting om een mening te geven (Wat vind je er van dat...?)
De toezichthouder mag ook:
vragen om inzage in een identiteitsbewijs (artikel 5:16a Awb);
inzage van zakelijke gegevens en bescheiden vragen en kopiëren (artikel 5:17). Ook mogen documenten tijdelijk worden meegenomen om kopieën te maken. De toezichthouder moet dan wel proces-verbaal opmaken van de stukken die worden meegenomen. Het is zeer belangrijk om dit ook zelf vast te leggen.
zaken onderzoeken en/of monsters nemen (artikel 5:18 Awb); en
vervoersmiddelen onderzoeken (artikel 5:19 Awb).
Verplichting om mee te werken (medewerkingsplicht: artikel 5:20 Awb)
Om ervoor te zorgen dat een toezichthouder zijn/haar bevoegdheden kan uitvoeren is in de Awb een medewerkingsplicht opgenomen. Deze houdt in dat iedereen verplicht is om aan een toezichthouder medewerking te verlenen (artikel 5:20 lid 1 Awb). Omdat een toezichthouder alleen van zijn/haar bevoegdheden gebruik mag maken voor zover deze redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig zijn (artikel 5:13 Awb), geldt er toch een beperking ten aanzien van de personen van wie medewerking kan worden gevorderd. De medewerkingsplicht geldt alleen voor de personen die betrokken zijn bij de activiteit waarop toezicht wordt uitgeoefend. De verplichting geldt dus niet voor bezoekers/klanten bijvoorbeeld, en ook niet voor leveranciers etc.
Daarbij is het heel belangrijk te beseffen dat de medewerkingsplicht alleen geldt als de toezichthouder daarom vraagt en de medewerking nodig is voor de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden. Kort en goed: de toezichthouder moet wel duidelijk kenbaar maken met welke reden en/of welk doel hij om medewerking verzoekt. Dat moet hij direct bij binnenkomst doen. Doet hij dat niet, dan is het belangrijk om hier direct naar te vragen. De toezichthouder moet zich ook als zodanig legitimeren. Niet iedere ambtenaar is een toezichthouder.
De inlichtingenplicht of medewerkingsplicht bestaat ook uit de verplichting om naar waarheid de gevraagde inlichtingen te verstrekken als een toezichthouder daar om verzoekt. Als dat niet gebeurt kan dat zelfs strafrechtelijke gevolgen hebben.
Tips:
Als een toezichthouder zich in de zaak meldt, is het belangrijk om direct naar het doel van zijn komst te vragen. Dan kan ook direct gevraagd worden om het legitimatiebewijs. Als men niet komt om toezicht te houden, geldt er geen verplichting om de toezichthouder toegang te geven tot de zaak. Het praatje voor de gezelligheid kan dan prima voor de deur gehouden worden.
Komt de toezichthouder wel om controle uit te voeren dan moet er dus medewerking worden verleend voorzover dat nodig is voor het doel van toezichthoudende taken van die ambtenaar. Meer medewerking (bijvoorbeeld inzage in voor die ambtenaar niet ter zake doende stukken) is niet nodig.
Vragen moeten beantwoord worden en inlichtingen moeten worden verstrekt, maar ook hier geldt: niet meer dan dat. Vaak blijkt vrijwillig gegeven extra informatie, hoe onschuldig ook- aanleiding voor nader onderzoek, eventueel zelfs door een andere instantie of dienst (de betreffende toezichthouder 'tipt' de andere instanties).
Het is belangrijk om de namen en/of visitekaartjes van de toezichthouders te vragen. Ook is het van groot belang om vast te leggen wat men vraagt (opnemen) en welke zaken men eventueel meeneemt of beoordeelt. Maak foto's van hetgeen men controleert en inspecteert. Filmen kan ook. Tot slot is het belangrijk om de rapportages van de bezoeken op te vragen bij de betreffende toezichthouder. Dat geldt ook voor de processen verbaal van de zaken die men eventueel meeneemt.
Tot slot is het belangrijk om regelmatig te vragen of er sprake is van verdenking van een overtreding. Is dat namelijk het geval, dan vervalt bovenstaande in die zin dat er geen verplichting meer geldt om medewerking te verlenen, noch tot antwoorden. De ambtenaar moet dan de zogenaamde cautie geven.
Camerabeelden
Ook hier geldt: laat de voice memo en/of de videocamera meelopen zodat je bij een mogelijk later bestuursrechtelijk of strafrechtelijk traject eventueel zelf bewijs kunt leveren van de gang van zaken. Dit is belangrijk om tegenwicht te kunnen bieden aan het adagium van de rechters dat een ambtsedig opgemaakt rapport van een ambtenaar standaard altijd wordt geloofd. Dat kan alleen anders worden als er geloofwaardig tegenbewijs geleverd wordt. En dat geeft ook direct het belang aan van zorgvuldig handelen als een toezichthouder voor de deur staat.
In het voorgaande hebben wij een aantal rechten en plichten van zowel de toezichthouder als de onder toezicht gestelde uiteengezet. Voor een goede inspectie is het van belang dat zowel de toezichthouder als de onder toezicht gestelde zich bewust is van de rechten en plichten die hij heeft.